Phòng Đào tạo và Công tác sinh viên 

1. Chức năng:   

              Là đơn vị chức năng có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho Hiệu trưởng trong công tác quản lý đào tạo và quản lý sinh viên; chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về công tác tổ chức triển khai và quản lý đào tạo, bao gồm việc xây dựng mục tiêu, nội dung, chương trình, kế hoạch đào tạo, quản lý chất lượng dạy và học, về công tác quản lý sinh viên trong suốt quá trình đào tạo tại trường. 

2. Nhiệm vụ:

- Nghiên cứu xây dựng mô hình và phương thức đào tạo trong trường.

- Nghiên cứu xây dựng tổng hợp và hoàn thiện để trình Hiệu trưởng phê duyệt, ban hành mục tiêu, nội dung, chương trình và kế hoạch đào tạo các ngành học do các khoa và bộ môn quản ngành đề xuất và dự thảo.

- Lập kế hoạch, chỉ đạo, tổ chức công tác tuyển sinh hàng năm gồm quản lý đề thi, tổ chức thi và coi thi, quản lý bài thi và chấm thi, lên phương án điểm chuẩn tuyển sinh dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Hiệu trưởng.

- Phối hợp với các Khoa, Bộ môn trực thuộc và các đơn vị hữu quan khác tổ chức xây dựng hệ thống các chương trình, đề cương, giáo trình, tài liệu học tập phục vụ cho đào tạo. Lập kế hoạch in, xuất bản hàng năm thông qua hội đồng xuất bản của trường.

- Giúp Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch đào tạo dài hạn và kế hoạch đào tạo hàng năm để trình Bộ phê duyệt.

- Chuẩn bị cho Hiệu trưởng quyết định mở các ngành đào tạo mới khi có nhu cầu.

- Quản lý thống nhất toàn bộ kế hoạch đào tạo, nội dung, chương trình, kế hoạch học tập, nội dung các môn học… của tất cả các chuyên ngành đào tạo thuộc các hệ đại học, cao đẳng, trung cấp…

- Bố trí phòng học, lập thời khóa biểu học tập cho từng lớp sinh viên, đồng thời tổ chức giám sát việc thực hiện thời khóa biểu và lịch trình giảng dạy của thầy giáo.

- Phối hợp chặt chẽ cùng Ban TT KT & ĐBCL giám sát việc thực hiện các nội quy, quy chế về giảng dạy, học tập, thi kiểm tra. Quản lý giờ giấc học tập trên lớp của sinh viên, tổ chức kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất tình hình học tập trên lớp. Quản lý  kết quả học tập của sinh viên, xử lý về mặt học tập theo quy chế.

- Phân khối lượng giảng dạy, hướng dẫn thực tập cụ thể cho các đơn vị phụ trách đào tạo theo năm học và từng học kỳ.

- Tổ chức định kỳ đánh giá chất lượng dạy và học. Nghiên cứu đề xuất những quy định bổ sung, phù hợp với điều kiện, quy mô đào tạo của trường, tuân thủ các văn bản pháp quy của Nhà nước và các biện pháp thích hợp nhằm không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo.

- Nghiên cứu, xây dựng và phổ biến các phương pháp dạy, học: Kiểm tra, đánh giá chất lượng đào tạo. Tổ chức chỉ đạo các hội nghị, hội thảo về phương pháp dạy và học tập trong trường.

- Phối hợp với các đơn vị liên quan, tổ chức các hội đồng:     

      + Xử lý kết quả học tập

      + Bảo vệ tốt nghiệp các chuyên ngành

      + Phúc tra kết quả học tập, thi của sinh viên.

      + In ấn, xuất bản

      + Tổ chức đánh giá chất lượng giáo trình, các tài liệu học tập, sách giáo khoa, sách biên dịch… phục vụ cho đào tạo.

- Nghiên cứu đề xuất với Hiệu trưởng và các phòng, ban chức năng củng cố và xây dựng các cơ sở vật chất cho đào tạo.

- Phối hợp với các phòng, ban chức năng tổ chức xét duyệt và kiến nghị với Hiệu trưởng khen thưởng các cá nhân và tập thể có thành tích trong công tác đào tạo.

- Chủ trì việc duyệt thanh toán tiền dạy vượt giờ cho CBGD. Tổ chức việc biên soạnh tài liệu giảng dạy, giáo trình, sách giáo khoa và thanh toán tiền nhuận bút cho các tác giả biên soạn.

- Phối hợp với các phòng chức năng xây dựng ngân sách và phân bổ kinh phí hàng năm dành cho đào tạo.

- Phối hợp với phòng HCTH trong việc đáp ứng biên chế CBGD và PVGD cho các bộ môn, kiến nghị các hình thức bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho CBGD và PVGD, tham gia xét tuyển CBGD và PVGD, xét chọn CBGD và cán bộ nghiên cứu đi học tập và nghiên cứu nâng cao trình độ, tham gia việc quy hoạch đội ngũ CBGD và PVGD của trường.

- Tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc tổ chức hợp tác đào tạo với nước ngoài, tổ chức xin và phân phối học bổng đi học, thực tập ở nước ngoài cho giáo viên, sinh viên…

- Tổ chức các hoạt động hỗ trợ hay khối hợp đào tạo với các trường đại học trong nước. 

- Tiến hành mọi thủ tục cần thiết cho việc tiếp nhận các học sinh trúng tuyển vào Trường Đại học Hà Hoa Tiên sau các kỳ thi tuyển sinh hàng năm. Quản lý sinh viên trong quá trình đào tạo theo phân cấp.

- Nghiên cứu, nắm vững và phân loại hồ sơ của các sinh viên mới vào trường. Xác minh và bổ xung kịp thời những trường hợp hồ sơ chưa rõ ràng, đầy đủ trước khi gọi sinh viên vào trường.

- Căn cứ vào nguyện vọng của sinh viên, điểm thi đạt được và chỉ tiêu đào tạo các chuyên ngành hàng năm, lập phương án phân bố sinh viên cho các ngành.

- Kết hợp với các bộ phận chức năng tiến hành các công việc đầu khóa như biên chế lớp, tổ chức học tập nội quy, quy chế, giới thiệu truyền thống nhà trường, các chế độ chính sách liên quan đến sinh viên. Tổ chức kiểm tra và lập hồ sơ sức khỏe cho sinh viên.

- Phối hợp với các đơn vị liên quan, nắm tình hình diễn biến tư tưởng và những khó khăn của sinh viên, kịp thời đề xuất với Hiệu trưởng những biện pháp giải quyết phù hợp, hiệu quả.

- Phối hợp và phân cấp với các khoa trong việc quản lý hồ sơ và kết quả học tập, đạo đức, tư cách, sức khỏe của sinh viên để có kết luận chính xác khi đánh giá.

- Chủ động giải quyết mọi đơn từ khiếu nại của sinh viên và đơn từ khiếu nại của nhân dân liên quan đến sinh viên đang học tập tại trường.

- Đề xuất lên Hội đồng khen thưởng, kỷ luật các hình thức khen thưởng, kỷ luật sinh viên theo đúng quy chế của trường và chính sách của Đảng và Nhà nước.

- Phối hợp với các khoa, bộ môn trong việc đánh giá, nhận xét sinh viên  hàng năm và cả quá trình học tập. Xét tư cách nhận đề tài tốt nghiệp của sinh viên.

- Thực hiện đầy đủ, kịp thời các chế độ chính sách cho sinh viên như học bổng, sinh hoạt phí, chế độ nghỉ ngơi, chữa bệnh, cử đi đào tạo tiếp tục, chuyển tiếp sinh…

- Phối hợp với Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh chỉ đạo hoạt động của Hội sinh viên và các phong trào sinh viên.

- Hướng dẫn sinh viên năm cuối viết đăng ký tốt nghiệp, tổ chức và tập hợp những nhận xét, đánh giá quá trình học tập của sinh viên trong trường do các khoa và bộ môn quản ngành thực hiện đề ghi vào văn bản đăng ký tốt nghiệp.

3. Quy định về phân cấp:

- Trưởng phòng (hoặc Phó trưởng phòng) là ủy viên thường trực Hội đồng KH & ĐT, Hội đồng coi thi, chấm thi tuyển sinh, Hội đồng phúc tra kết quả học tập, thi cử, Hội đồng xuất bản, Hội đồng đánh giá chất lượng giáo trình… 

- Trưởng phòng (hoặc Phó trưởng phòng) được thừa lệnh Hiệu trưởng ký tên và đóng dấu của trường vào các công văn, giấy tờ liên quan đến chức năng, nhiệm vụ được giao.